Fallstudie: ITSM- & Jahresabschlussprüfung in Jira bei der Porsche AG


Als Jira-Administrator habe ich eine integrierte Lösung für IT-Service-Management (ITSM) und die Jahresabschlussprüfung (JAPIT) aufgebaut. Ziel war es, rund 2.000 Aufträge pro Jahr strukturiert, nachvollziehbar und audit-sicher zu steuern – von der Anforderung über die Bearbeitung bis zur Dokumentation der Prüfungsergebnisse.

Aufgaben & Rolle des Jira-Administrators

  • Konzeption der ITSM- und JAPIT-Prozesse in Jira
    Analyse der bestehenden Abläufe, Übersetzung in standardisierte Workflows für Incidents, Service Requests, Changes und prüfungsrelevante Vorgänge.
  • Setup der Projekte in Jira Software & Jira Service Management
    Anlage separater, aber verknüpfter Projekte für ITSM und JAPIT, inklusive Rollen- und Berechtigungskonzept (IT, Fachbereiche, Revision, externe Prüfer).
  • Strukturiertes Dashboarding mit der App Structure
    Aufbau einer hierarchischen Sicht auf ca. 2.000 Aufträge pro Jahr:
  • Bündelung von Vorgängen nach Jahr, Bereich, Risikoklasse oder Prüfobjekt
  • Rollenspezifische Strukturen für IT-Operations, PMO, Management und Auditoren
  • Drilldown von der Portfolio-Ebene bis zum Einzelauftrag
  • Monitoring & Steuerung
    Konfiguration von Kennzahlen und Übersichten für:
  • Status-Tracking aller Aufträge (offen, in Bearbeitung, in Prüfung, abgeschlossen)
  • SLA-Überwachung für ITSM-Vorgänge
  • Fortschritt und Vollständigkeit der Jahresabschlussprüfung
  • Dokumentation & Nachvollziehbarkeit in Confluence
  • Zentrales Confluence-Space für Prozesse, Richtlinien und Prüfnachweise
  • Verlinkung von Jira-Vorgängen mit Prüfdokumentation und Entscheidungsvorlagen
  • Erstellung von Standard-Reports und Vorlagen für interne und externe Auditoren
  • Governance, Compliance & Audit-Fähigkeit
  • Eindeutige Verantwortlichkeiten und Freigaben pro Schritt
  • Lückenlose Historie durch Jira-Workflows, Kommentare und Anhänge
  • Geeignete Grundlage für interne Kontrollen und externe Jahresabschlussprüfungen

Ergebnis

  • Transparente Steuerung von ca. 2.000 Aufträgen pro Jahr in einem zentralen System
  • Deutlich verbesserte Nachvollziehbarkeit für Fachbereiche, IT und Prüfer
  • Standardisierte ITSM- und JAPIT-Prozesse, die Compliance-Anforderungen unterstützen
  • Management-fähige Dashboards mit Structure für Status, Risiken und Fortschritt in Echtzeit